So sollte man die Schlüsselausgabe im Unternehmen gestalten

Schlüsselaus- und -übergaben sind in Betrieben und Unternehmen aller Branchen an der Tagesordnung. Um dabei rechtlich und security-technisch auf der sicheren Seite zu sein, sollten Firmen die Schlüsselübergaben nach bestimmten Rahmenbedingungen gestalten. Dazu gehören zum einen festgelegte Abläufe und Zuständigkeiten – und zum anderen die saubere Dokumentation.

Denn natürlich basiert eine Schlüsselübergabe, ob für ein Fahrzeug, eine Maschine oder bestimmte Bereiche im Unternehmensgebäude, immer auf Vertrauen – doch an Kontrolle und Nachvollziehbarkeit sollte man es dennoch nicht mangeln lassen.

Wir stellen die empfehlenswerten Abläufe vor, um Schlüsselübergaben in einem Unternehmen mit überschaubarem Aufwand sicher zu gestalten.

Welche Arten von Schlüsselübergaben sollten im Unternehmen organisiert werden?

Es gibt verschiedene Arten von Schlüsselübergaben in Firmen. Zum einen gilt es, neuen Mitarbeitern oder Angestellten mit erweiterten Befugnissen nach einer Beförderung diverse Schlüssel dauerhaft zu übergeben. Zum anderen gibt es verschiedene Formen temporärer Schlüsselübergaben, bei denen Zugangskarten und Schlüssel nur für eine bestimmte Zeitdauer an jemanden ausgehändigt werden.

Neben der zeitlichen Komponente unterscheidet man auch danach, an wen die Schlüsselübergabe erfolgt. Denn neben firmeninternen Schlüsselübergaben ist in vielen Betrieben auch die Herausgabe von Schlüsseln an externe Personen gängige Praxis.

Zu solchen Externen mit einer gewissen Schlüsselgewalt gehören unter anderem Lieferanten, Hausmeister oder auch der zuständige Sicherheitsdienst. Die Schlüsselausgabe an externe Dritte erfolgt meist deshalb, weil diese Personen zu Zeiten Zugang zum Gelände oder Gebäude benötigen, wenn die Firmenleitung sowie die Firmenmitarbeiter nicht im Hause sind.

Schließlich müssen die Security-Kräfte im Objektschutz beispielsweise vor allem dann eine Anlage besonders gut schützen, wenn dort gerade Ruhe herrscht – also in der Regel in der Nacht und am Wochenende.

So organisieren Sie die Schlüsselübergabe an neue Mitarbeiter

Der Einstieg neuer Mitarbeiter ins Unternehmen ist häufig mit der Übergabe von Schlüsseln verbunden. In vielen Firmen werden auch Chipkartensysteme genutzt, um den Mitarbeitern gezielt den individuell angepassten Zugang zu spezifischen Gebäudeteilen zu ermöglichen. Solch ein System ist gerade bei großen Firmen mit einem großen Mitarbeiterstamm sehr sinnvoll.

Denn verloren gegangene Chipkarten lassen sich zentral schnell sperren – während verloren gegangene Schlüssel durch das meist notwendige Austauschen kompletter Schließsysteme einen enormen Aufwand verursachen. Daher lohnt sich selbst für kleinere Betriebe oft die Investition in die Einrichtung eines Code-Karten-Systems für den Zugang der Mitarbeiter oder auch externer Dienstleister.

Besonders hilfreich sind diese Systeme zudem dadurch, dass sie ein Protokollierungstool meist integriert mitbringen. So lässt sich im Nachhinein genau herauslesen, wer wann an welchem Checkpunkt ein- oder ausgecheckt hat.

Es gibt allerdings Bereiche, in denen Code-Karten nicht als Zugangssysteme in Frage kommen. Das betrifft Bereiche, die mit physischen Schlüsseln geöffnet werden müssen, wie beispielsweise Ladentüren zu Ladengeschäften oder Tore zu Werkshallen.

Sehr individuelle Zugänge erlauben die Schlüsselübergaben an Mitarbeiter für Einrichtungen wie Spinde, Schränke oder Rollcontainer. Diese Stauräume stellen die meisten Unternehmen ihren Mitarbeitern zum Unterbringen von Arbeitskleidung und -ausrüstung zur Verfügung. Auch diese Übergaben sollten sauber dokumentiert werden.

Es empfiehlt sich, beim Onboarding neuer Mitarbeiter ein Übergabeprotokoll zu erstellen. Dort werden sämtliche übergebenen Schlüssel festgehalten und das Protokoll wird vom Mitarbeiter unterschrieben.

Temporäre Schlüsselübergabe für den Schichtwechsel

Ob Klinik oder Produktionsbetrieb: In zahlreichen Branchen sind Schichtsysteme im Einsatz. Das bedeutet auch, dass die Schlüsselgewalt mehrmals am Tag auf andere Personen übergeht.

Die Dokumentation von Schlüsselübergaben bzw. der Übergabe der Zuständigkeiten ist umso wichtiger in Schichtsystemen, als dass bei Problemen genau nachvollziehbar sein muss, wer wann an welcher Stelle welche Verantwortungen getragen hat.

Schlüsselübergabe an Dritte und Externe

An vielen Stellen lässt es sich nicht umgehen, Zugänge zum Unternehmen auch für Externe zu öffnen. So benötigen bestimmte Lieferanten z. B. die Möglichkeit, bestimmte Bereiche zum Abliefern ihrer Lieferungen zu betreten.

Noch umfangreicher ist der Anspruch hinsichtlich Zugängen beim Einsatz eines externen Sicherheitsdienstes: Dessen Security-Kräfte müssen schließlich in der Lage sein, das im Wachschutz, bei den Empfangsdiensten, im Rahmen von Brandwachen oder auch durch klassische Objektbewachung abgesicherte Objekt in allen Bereichen betreten zu können.

Aus diesem Grund werden Sicherheitsdiensten häufig Universalschlüssel übergeben. Das gilt auch für Hausmeister, die ebenfalls in vielen Firmen als externe Dienstleister im Einsatz sind.

Da jede Freigabe für Externe mit einem gewissen Risiko verbunden ist, sollte die Schlüsselübergabe an Dienstleister besonders penibel dokumentiert werden.

Und natürlich sollten denjenigen nur solche Zugänge gewehrt werden, die sie zur Durchführung ihrer Arbeit benötigen. Dabei sollte man jedoch bedenken: Wenn nachts die Sicherheitskräfte das Gebäude absichern und in einem Bereich plötzlich ein Alarm losgeht, muss der Wachmann in der Lage sein, unverzüglich in diesen Bereich zu gelangen.

Deshalb erfolgt in den meisten Firmen auch eine Schlüsselübergabe an Sicherheitskräfte, die mit dem sogenannten Interventionsdienst beauftragt worden sind. Diese Security-Mitarbeiter kommen nur im Alarmfall vor Ort. Doch dann muss es meist schnell gehen – um Fehlalarme von echten Alarmen zu unterscheiden.

Alternativ besteht die Möglichkeit, dass im Alarmfall parallel zum Sicherheitsdienst auch ein zuständiger Mitarbeiter alarmiert wird – und dass dieser Mitarbeiter den Sicherheitsleuten dann die Tür öffnet. Doch dies kostet im Regelfall viel wertvolle Zeit.

Auch die Schlüsselübergabe an Externe sollte in Übergabeprotokollen dokumentiert werden.

Spezialfeld: Schlüssel-Management in Flotte und Fuhrpark

Eine echte Herausforderung stellt das Management von Schlüsseln in den Fuhrparks von Unternehmen oder öffentlichen Einrichtungen dar.

Denn in großen Betrieben kann man da schnell auf hunderte Schlüsselübergaben am Tag kommen – und da verliert man schnell den Überblick. Deshalb setzen viele Unternehmen heute auf Systeme für das elektronische Schlüsselmanagement.

So sollten Schlüsselübergaben protokolliert werden

Jegliche Art von Schlüsselübergabe sollte genau dokumentiert werden: Wer hat wann welche Schlüssel oder Chipkarten mit welchen Zugangsberechtigungen erhalten? – Es ist empfehlenswert, dass das Entgegennehmen der Schlüssel, Chipkarten o. ä. durch Unterschrift bestätigt wird. Für die Protokollierung gibt es analoge oder digitale Varianten. Gerade in großen Firmen mit vielen Schlüsselübergaben pro Tag empfiehlt sich der Einsatz digitaler Protokolle.

Warum sind Protokolle für Schlüsselübergaben so wichtig?

Mit Schlüsselübergabe-Protokollen hält man genau fest, welche Schlüssel oder Code-Karten wann mit welchem Zweck an wen ausgehändigt worden sind. Dadurch lässt sich jederzeit nachvollziehen, wo sich jeder einzelne Schlüssel oder Karte aktuell befindet.

Diese Protokollierung hilft auch bei menschlichen Fehlern: Wer hat nicht schon mal einen Schlüssel verlegt oder verloren? Falls das passiert, ist dank genauem Protokoll ziemlich klar, wer für solch einen Verlust geradezustehen hat.

Kleiner Tipp dazu: Es empfiehlt sich, beim Abschluss einer Haftpflichtversicherung immer auch den Schlüsselverlust in sogenannten Schließsystemen mit abzudecken. Schließsysteme sind Systeme, bei denen sich die Schlösser zu mehreren Türen mit einem einzigen Schlüssel öffnen lassen.

Dadurch vermeidet man unübersichtliches Schlüssel-Wirrwarr – doch bei Verlust eines solchen Schlüssels müssen sämtliche damit zu öffnende Schlösser ausgetauscht und neue Schlüssel an alle Schlüsselinhaber ausgeteilt werden. Das ist mit hohen Kosten verbunden, die sich im Rahmen der Haftpflichtversicherung absichern lassen.

Manuelles vs. elektronisches Schlüssel-Management

Für die Protokollierung von Schlüsselübergaben bzw. das Schlüsselmanagement gibt es zwei Ansätze: die manuelle Variante und den Einsatz elektronischer Systeme. Beim manuellen Schlüsselmanagement gibt es klare Verantwortliche, die anhand von Unterschriftslisten und ähnlichen Tools die Schlüsselausgaben übernehmen.

Wer allerdings einen lebendigen Fuhrpark managen muss, der kann sich in etwa vorstellen, welcher Aufwand es ist, zig Schlüssel zu Fahrzeugen am Tag ein und aus zu checken. Da sind Fehler vorprogrammiert.

Um diese Gefahr einzudämmen, gibt es Optionen für das elektronische Schlüsselmanagement. Dies umfasst digital verwaltete Schlüsselschränke oder -kästen sowie den Einsatz von Schlüsseltresoren. Hinzu kommt eine leistungsstarke Software, über die sämtliche Schlüsselübergaben gehandhabt werden.

Man kann darin oft sogar Optionen nutzen, die diejenigen, die temporär Schlüssel erhalten haben, automatisiert ans Zurückgeben erinnern.

Generell empfiehlt es sich, als Unternehmen das Thema Schlüsselübergabe nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Denn Schlüssel öffnen Türen – und es besteht immer die Gefahr, dass diese Freiheit zum Nachteil des Unternehmens ausgenutzt wird.

Daher gilt es genau zu überlegen, wer in welchem Zusammenhang welchen Zugang benötigt – und nicht unbedingt notwendige Zugänge zu begrenzen.

Als Sicherheitsdienst versteht es sich für uns von selbst, dass wir sämtliche uns für unsere Sicherheitsarbeit übergebenen Schlüssel oder Codekarten verantwortungsbewusst behandeln und jederzeit Rechenschaft über den aktuellen Verbleib sämtlicher Schlüssel etc. ablegen können.