Gehobener Empfangsdienst: Security und Service
Ein besonders anspruchsvolles Einsatzfeld für einen Full Service Sicherheitsdienst ist der sogenannte gehobene Empfangsdienst. Denn dabei muss man wirksame Absicherung nach außen geschickt kombinieren mit komplexen Serviceaufgaben.
Schließlich sind die im Empfangsdienst tätigen Mitarbeiter nicht nur aus Sicherheitsgründen an Ort und Stelle, sondern haben auch eine wichtige repräsentative Funktion: Sie sind in der Regel der berühmte erste Eindruck, den ein Besucher von der Einrichtung erhält, die er gerade betritt.
Damit dieser Eindruck stimmt und die Institution oder das dahinter stehende Unternehmen auf angemessene Weise vertreten wird, sind bestimmte Kompetenzen nötig – und die bringen die Einsatzkräfte im gehobenen Empfangsdienst mit. Das Besondere an diesem Einsatzfeld für unseren Sicherheitsdienst: Hier kommen nicht nur erfahrene Security-Experten zum Einsatz, die sich in Sachen Schutz und Sicherheit auf sämtliche Taktiken und Kompetenzen verstehen. Zusätzlich bringen die Servicekräfte im gehobenen Empfangsdienst darüber hinaus auch wertvolle weitere Qualifikationen wie Mehrsprachigkeit mit.
Mit dem gehobenen Empfangsdienst müssen Firmen und öffentliche Einrichtungen nicht länger den Spagat zwischen externer Security und internen Rezeptionisten machen: Sie können mit einer Dienstleistung beide Bereiche hochwertig abdecken. Aquila Security ist dafür jederzeit Ihr starker Partner – und stellt Ihnen heute den gehobenen Empfangsdienst als Sicherheitsdienstleistung näher vor.
Welche Lücke füllen gehobene Empfangsdienste?
Der Eingangs- und Empfangsbereich eines Unternehmens oder einer öffentlichen Einrichtung, ob Uni oder Behörde, muss zweierlei leisten: Die Filterung von Besuchern nach befugten und unbefugten Personen ist aus Sicherheitsgründen unerlässlich – aber gleichzeitig muss man auch für eine kompetente und repräsentative Begrüßung legitimer Besucher sorgen.
Es geht also darum, unerwünschte Personen sicher fernzuhalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass legitime Besucher sich hervorragend aufgehoben und absolut willkommen fühlen. Dass dies nicht allein mit einem professionellen Türsteher zu leisten ist, leuchtet ein. Genau deshalb wurde der gehobene Empfangsdienst entwickelt. Speziell ausgebildete Sicherheitskräfte mit wichtigen Zusatzqualifikationen sorgen dafür, dass der Spagat zwischen Sicherheit und Willkommensgefühl am Empfang gewährleistet ist.
Warum ist der gehobene Empfangsdienst sinnvoll?
Statt auf reinen Wachdienst an Ein- und Zugängen auf den gehobenen Empfangsdienst zu setzen, lohnt sich für Firmen und Einrichtungen. Denn schon am Eingang beginnt die Beziehung eines Unternehmens oder einer Institution zum Besucher. Ob Lieferanten, Partner oder Kunden: Jeder sollte sich schon am Empfang gut aufgehoben fühlen. Fast noch bedeutsamer sind gehobene Empfangsdienste im medizinischen Bereich: An einer Klinikrezeption kommen schließlich häufig Menschen in emotionalen Grenzsituationen an – und die sollten auf passende Weise empfangen werden.
Es ist also sinnvoll, auf den gehobenen Empfangsdienst zu setzen, wenn man sich als Auftraggeber die gelungene Kombination aus Sicherheit an Pforte und Eingang und respektvoller, repräsentativer und hilfreicher Begrüßung der Besucher wünscht.
Zudem hat der gehobene Empfangsdienst den großen Vorteil, dass die Mitarbeiter in diesem Bereich auch zahlreiche gängige Serviceaufgaben an Tresen oder Rezeption abdecken können. Denn die Leistungen, die ein Sicherheitsdienst beim gehobenen Empfangsdienst anbietet, umfassen weit mehr als nur hochwertige Security.
Was genau umfasst der gehobene Empfangsdienst an Leistungen?
Beim gehobenen Empfangsdienst geht es einerseits um sämtliche Security-Leistungen, wie man sie auch vom Pfortendienst kennt: Doormen sorgen an Eingängen für Sicherheit, Teams aus Wachleuten kontrollieren eingehende Lieferungen, Sicherheitskräfte sind für Schließdienste bei Ladenschluss zuständig, Security-Experten sorgen mit Personenkontrollen für Sicherheit. Doch wo der Pfortendienst endet – also bei der professionellen Bewachung – da beginnt der gehobene Empfangsdienst erst.
Denn er umfasst nicht nur die Sicherheitsaufgaben des Pfortendienstes, sondern deckt darüber hinaus auch zahlreiche Serviceaufgaben ab. Zu diesen Services zählt zum Beispiel die Besucherregistrierung: In immer mehr Unternehmen und zahlreichen öffentlichen Einrichtungen ist inzwischen das Ausstellen eines Besucher-Ausweises gängig, den die Gäste während ihres Aufenthalts am Revers tragen.
Dafür müssen am Empfang verschiedene Daten der jeweiligen Person erfasst werden – und mittels eines entsprechenden Programmes wird daraus dann ein Besucherausweis erstellt und ausgedruckt. Das muss zum einen schnell und reibungslos gehen – und zum anderen den Besucher auf respektvolle, zuvorkommende Weise abholen.
Eine andere wichtige Servicetätigkeit im Empfangsbereich sind Telefondienste: Eingehende Telefonate werden intern an passende Stellen verteilt, die Anrufenden am anderen Ende werden auf kompetente Weise betreut. Viele Anfragen werden sogar direkt vom Empfangsdienst beantwortet. Hinzu kommt die Betreuung der vor Ort eingesetzten Kommunikationssysteme – also z. B. der Telefonzentrale. Auch in Sachen digitaler Kommunikation muss ein Mitarbeiter im gehobenen Empfangsdienst Erfahrungen mitbringen.
In vielen Fällen umfasst der gehobene Empfangsdienst darüber hinaus sogar noch weitere Service-Aufgaben. So können die Mitarbeiter vom Empfang z. B. auch eingesetzt werden, um die Belegung von Meeting-Räumen zu koordinieren, Konferenzräume für Meetings vorzubereiten oder Besucher durch das Haus zu führen. Selbstverständlich nehmen die vom Sicherheitsdienst zur Verfügung gestellten Empfangsmitarbeiter auch Aufgaben wie das Konflikthandling im internen Bereich sowie die Videoüberwachung interner Areale wahr. Außerdem sind die Einsatzkräfte im gehobenen Empfangsdienst eine wichtige Schnittstelle zu Behörden wie Polizei und Feuerwehr und wissen im Ernstfall, z. B. bei einer Evakuierung wegen eines Brandes, genau, was zu tun ist.
Aufgrund der extrem spezifischen und anspruchsvollen Aufgaben im gehobenen Empfangsdienst ist es empfehlenswert, diese Einsätze als Separatwachdienste zu buchen. Das bedeutet, dass immer dieselben Mitarbeiter an denselben Stellen zum Einsatz kommen. Denn speziell die Servicetätigkeiten im gehobenen Empfangsdienst erfordern eine tiefgreifende Einarbeitung in das jeweilige Unternehmen oder die Einrichtung.
Zu guter Letzt stellen gehobene Empfangsdienste auch besondere Ansprüche an die Arbeitskleidung: Während reine Wachleute und Sicherheitskräfte auch bei prestigeträchtigen Wachdiensten an Eingängen häufig ihre klassische Security-Uniform tragen, sind die Servicekräfte beim gehobenen Empfangsdienst meist in einem dezenteren Business-Stil gekleidet.
Die Wahl des Outfits ist abgestimmt auf die Vorgaben und den Dress Code des Auftraggebers. Die Sicherheitsmitarbeiter von Aquila Security richten sich bei der Bekleidung in diesem Einsatzgebiet ganz nach den Wünschen unseres Kunden, schließlich repräsentieren sie diesen sozusagen an vorderster Front.
Special in Pandemie-Zeiten: Eingangskontrollen nach 3G und 2G
In Zeiten der Corona-Pandemie erweitert sich das Einsatzfeld für den gehobenen Empfangsdienst noch um eine weitere wichtige Aufgabe: Die Zugangskontrollen sämtlicher Besucher oder auch Mitarbeiter beim Betreten eines Unternehmens hinsichtlich der geltenden 3G oder sogar 2G-Regeln. Unsere erfahrenen Einsatzkräfte übernehmen diese Aufgabe bereits an vielen Stellen.
Wo setzt man den gehobenen Empfangsdienst ein?
Empfangsdienste für öffentliche Einrichtungen und Behörden müssen heutzutage hohe Maßstäbe erfüllen. Die Besucher erwarten zu Recht, auf kompetente und zuvorkommende Weise empfangen zu werden. Anrufer erwarten eine kompetente Betreuung am Telefon. Und die Mitarbeiter im Unternehmen erwarten überzeugende Sicherheit, wenn ein Sicherheitsdienst für den Empfangsdienst zum Einsatz kommt. Aus all diesen Gründen wird der gehobene Empfangsdienst zu einer immer wichtigeren Security-Dienstleistung.
In der Lobby eines Großunternehmens ist der gehobene Empfangsdienst ebenso gefragt wie im Eingangsbereich von Bildungsstätten wie Universitäten oder Forschungsinstituten. Rezeptionen in Kliniken werden genauso mit Personal für den gehobenen Empfangsdienst besetzt wie der Empfangsbereich von Behörden aller Art. Nicht zuletzt greifen auch immer mehr Kultureinrichtungen und Hotels auf diese Leistung von Sicherheitsdiensten zurück.
Empfangsdienste für Firmen
Unternehmen benötigen Kompetenz und Professionalität am Empfang: Kunden, potenzielle Kunden, Partnerunternehmen, Dienstleister, Lieferanten oder auch die Repräsentanten von Behörden wollen professionell empfangen werden. Damit der erste Eindruck in jedem Fall stimmt, führt bei solchen Empfangsdiensten in Unternehmen kein Weg an hochkarätigen Servicekräften vorbei.
Empfangsdienste für Kultureinrichtungen
Beim Betreten eines Museums, Theaters oder anderer Kulturbetriebe haben die Besucher hohe Erwartungen – auch an den Kundenservice. Damit Gäste, Teilnehmer, VIPs und Künstler auf ansprechende Weise empfangen werden, sind gehobene Empfangsdienste die beste Wahl.
Gehobene Empfangsdienste als Leistung für Hotels
Unerlässlich ist der kompetente Empfang von Gästen und Besuchern natürlich auch in Hotels. Hier stehen Service und Kundenfreundlichkeit im Mittelpunkt – und das sind die besonderen Stärken des gehobenen Empfangsdienstes. Für Hotelbetreiber liegt dabei der große Vorteil in der Kombination von Service und Sicherheit, den diese Art von Empfangsdiensten durch einen Sicherheitsdienst bietet.
Welche Kompetenzen sind beim gehobenen Empfangsdienst gefragt?
Für Sicherheitsmitarbeiter zählt der gehobene Empfangsdienst zu den anspruchsvollsten Tätigkeiten. Denn in diesem Einsatzfeld müssen sie neben hochkarätiger Professionalität in Sachen Security auch jede Menge weitere Kompetenzen mitbringen. Dazu zählt z. B. der versierte Umgang mit allen Arten moderner Kommunikationstechnologien.
Auch relevante Sicherheitstechnik müssen die Einsatzkräfte beim Empfangsdienst aus dem FF beherrschen. Hinzu kommen hohe Ansprüche an eloquentes, kommunikatives Auftreten und den offenen, freundlichen Umgang mit Menschen aller Temperamente.
Die Persönlichkeit der Servicekräfte spielt also beim gehobenen Empfangsdienst eine besonders wichtige Rolle. Zudem ist es bei diesem Job eine Grundvoraussetzung, dass man in der Lage ist, sich schnell und effektiv in komplexe Zusammenhänge einzuarbeiten. Schließlich hat jedes Unternehmen oder jede Einrichtung ihre individuellen Abläufe und setzt individuelle Prioritäten.
Kompetenz für den Umgang mit Kommunikations- und Sicherheitstechnik
Ein Rezeptionist, der nicht souverän mehrere Anrufe gleichzeitig bearbeiten und jeweils an die richtige Stelle weiterleiten kann, ist im gehobenen Empfangsdienst ebenso fehl am Platze wie eine Servicekraft, die sich nicht auf die Bedienung der Überwachungstechnik vor Ort versteht oder keine Kompetenzen für das Bedienen von Systemen für die Besucherregistrierung mitbringt.
Sich in moderne Technologien problemlos einarbeiten zu können und komplexe Zusammenhänge intuitiv zu verstehen, ist also in diesem Einsatzfeld unerlässlich. Da sich die Telefonsysteme, Sicherheitstechnik-Ausstattung und Abläufe bei der Besucherregistrierung in jeder Firma und Behörde oder Kultureinrichtung unterscheiden, ist auf Seiten der Servicemitarbeiter eine schnelle Auffassungsgabe in diesem Bereich wichtig.
Mitarbeiter mit kaufmännischer Ausbildung beim gehobenen Empfangsdienst
Alle Servicekräfte, die unser Sicherheitsdienst für den gehobenen Empfangsdienst zum Einsatz bringt, haben neben ihrer Security-Ausbildung auch eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
Dies hat sich als äußerst wertvoll und wichtig erwiesen. Denn basierend auf dieser Ausbildung bringen die Mitarbeiter ein umfassendes Grundverständnis für ökonomische Zusammenhänge und Bedürfnisse sowie Strukturen in Unternehmen mit. Und dieses Verständnis ist für die professionelle Arbeit im gehobenen Empfangsdienst unerlässlich.
Mehrsprachigkeit als wichtige Kompetenz beim gehobenen Empfangsdienst
Eine aus unserer Sicht ebenfalls essentielle Kompetenz der Einsatzkräfte im gehobenen Empfangsdienst ist Mehrsprachigkeit: Neben fließendem Deutsch sprechen all unsere in diesem Bereich tätigen Mitarbeiter mindestens eine weitere Sprache fließend.
Denn nicht nur in Unternehmen, Hotels oder Behörden in Großstädten muss der Empfang heutzutage regelmäßig Besucher betreuen, die kein Deutsch sprechen. Auch ausländische Gäste angemessen zu betreuen erfordert deshalb den Einsatz mehrsprachiger Servicekräfte am Eingang. Genau dafür steht Aquila Security mit seinem Team aus erfahrenen Sicherheitsmitarbeitern im gehobenen Empfangsdienst.
Wer bietet gehobene Empfangsdienste?
Um beim Empfangsdienst nicht nur sämtliche Servicetätigkeiten professionell abzudecken, sondern auch für Sicherheit im Eingangsbereich zu sorgen, sind Sicherheitsdienste die richtigen Ansprechpartner für diese Aufgabe.
Denn sie verstehen sich von Hause aus natürlich auf sämtliche im Empfangs- und Eingangsbereich notwendigen Security-Aufgaben. Wachdienste können Sicherheitsfirmen ebenso zuverlässig abdecken wie Videoüberwachung, Doormen-Aufgaben, Schließdienste, Personenkontrollen und den Check eingehender Lieferungen. All diese Pfortendienste zählen zumindest bei zertifizierten Sicherheitsdiensten zum absoluten Standard.
Nicht alle Security-Anbieter haben jedoch darüber hinaus passende Mitarbeiter in petto, die auch die zahlreichen Serviceaufgaben kompetent und hochwertig abdecken, die beim gehobenen Empfangsdienst auf dem Programm stehen. Bei der Suche nach einem Sicherheitsunternehmen für diese anspruchsvolle Aufgabe sollten Auftraggeber deshalb einerseits nach Zertifizierungen fragen und andererseits nach den spezifischen Kompetenzen der einzelnen Sicherheitsmitarbeiter.
Aquila Security hat genau die passenden und hoch motivierten Sicherheitskräfte mit den richtigen Zusatzqualifikationen für den anspruchsvollen Job im gehobenen Empfangsdienst zu bieten.
Deutschlandweit stehen wir Firmen, Einrichtungen, Kliniken, Hotels und Kulturbetrieben mit hochkarätigen Dienstleistungen im gehobenen Empfangsdienst zur Verfügung. Für unsere Kunden bieten wir die perfekte Kombination aus Service und Security im Empfangsbereich.
